Conditions d'utilisation

Qu'est-ce que Formio, et qu'est-ce que Formio n'est pas ?

Ce que le service fait

• Il envoie au client du cabinet un questionnaire adapté au type de demande, que celui-ci remplit depuis son téléphone ou son ordinateur.
• Il extrait des renseignements des documents téléversés, à l'aide d'un modèle d'intelligence artificielle de Google.
• Il croise les réponses et les documents, et signale les incohérences qu'il détecte.
• Il remplit les formulaires IMM fédéraux et prépare les données du portail Arrima, sur l'édition en vigueur au moment du remplissage.
• Il suit l'avancement du client et envoie des rappels par courriel.

Ce que le service ne fait pas

• Formio ne soumet jamais une demande.Aucune transmission n'est faite à IRCC, au ministère de l'Immigration du Québec ni à aucun autre organisme. La soumission est faite par vous, dans vos propres accès.
• Formio ne donne aucun avis juridique.Nous ne sommes ni avocats, ni conseillers réglementés en immigration. Le contenu de Formio, y compris les questions, les listes de documents et les suggestions de remplissage, est de l'information logicielle, pas un conseil.
• Formio n'évalue l'admissibilité de personne. Le logiciel ne décide rien au sujet d'un demandeur et ne produit aucune recommandation d'acceptation ou de refus.
• Formio ne remplace pas votre dossier professionnel. Il ne tient pas le registre des accès à un dossier et ne constitue pas un système de tenue de dossier au sens de vos obligations professionnelles.

Qui peut utiliser Formio, et comment un compte est ouvert

Formio s'adresse aux avocats, aux conseillers réglementés en immigration canadienne (CRIC) et à leurs équipes. Il n'y a pas d'inscription en libre-service : chaque compte est ouvert par Formio après un appel, et la configuration du premier type de demande est faite avec vous.

Un cabinet correspond aujourd'hui à un seul accès. Il n'existe pas encore de comptes distincts par membre de l'équipe, ni de rôles internes. Concrètement, cela veut dire que les identifiants sont partagés à l'intérieur du cabinet, et que vous êtes responsable de leur confidentialité et de tout ce qui est fait avec. Prévenez-nous immédiatement si vous soupçonnez qu'ils ont circulé.

Qui répond du contenu d'un formulaire produit ?

Vous. Chaque formulaire produit par Formio est un projet, pas une pièce finale. Vous devez le relire en entier, le comparer aux documents source et le corriger au besoin avant de le signer ou de le soumettre.

Cette règle n'est pas une formule de style, c'est le partage réel des rôles. Formio n'a aucune connaissance de la stratégie du dossier, des faits que le client n'a pas écrits, ni de ce qu'un agent attend dans un cas particulier. Le jugement professionnel reste entier de votre côté, et vos obligations envers le Barreau du Québec ou le CCIC ne sont pas modifiées par l'usage d'un logiciel.

Vous demeurez également responsable de vérifier que le formulaire utilisé est la bonne édition pour votre dossier. Formio surveille les éditions publiées et vous signale les changements, mais la vérification finale vous appartient.

Jusqu'où l'extraction automatique est-elle fiable ?

L'extraction et le remplissage automatiques reposent sur un modèle d'intelligence artificielle de Google. Ces modèles se trompent. Ils lisent mal une photo floue, confondent deux dates, inversent un nom et un prénom, ou proposent une valeur plausible mais fausse pour un champ dont la réponse n'est pas dans le dossier.

• Aucun taux d'exactitude n'est garanti.Nous ne promettons ni un pourcentage, ni l'absence d'erreur sur un champ donné.
• Un champ vide veut souvent dire une donnée manquante. Quand l'information n'a pas été fournie par le client, le champ reste vide plutôt que d'être deviné.
• Chaque valeur reste modifiable.Vous pouvez corriger toute valeur extraite ou proposée, et c'est votre correction qui fait foi.
• Le contenu du dossier part chez Google.Les documents téléversés et les réponses sont envoyés à l'interface Gemini de Google pour être analysés, et ce traitement a lieu à l'extérieur du Canada. Les détails sont dans la politique de confidentialité.

En utilisant Formio, vous reconnaissez que la sortie du logiciel est un point de départ soumis à votre révision, et non un travail achevé.

Le lien du questionnaire vaut clé d'accès

Le lien que vous envoyez à votre client lui donne accès à son dossier sans mot de passe ni code. C'est un choix de conception : il permet à un demandeur de remplir son questionnaire depuis son téléphone sans créer de compte. Cela veut aussi dire que quiconque obtient ce lien peut voir les réponses et les documents du dossier.

Il vous revient donc d'envoyer chaque lien à la bonne personne, par un canal que vous jugez approprié, et de nous demander son remplacement si vous pensez qu'il a circulé.

Ce que vous nous garantissez en nous confiant un dossier

Pour les renseignements de vos clients, vous êtes le responsable au sens de la Loi 25 et Formio est le fournisseur qui les traite selon vos instructions. En utilisant le service, vous confirmez ce qui suit.

• Vous avez le droit de recueillir les renseignements que vous nous confiez, et de nous les confier.
• Vous informez votre client de ce qui est fait de ses renseignements et vous obtenez son consentement, y compris pour l'analyse de ses documents et de ses réponses par un modèle d'intelligence artificielle de Google. Formio ne recueille aucun consentement de ce type : la seule case du questionnaire porte sur les rappels par courriel.
• Vous fixez la durée de conservation du dossier, en tenant compte de vos obligations professionnelles, et vous nous transmettez vos instructions de suppression.
• Vous n'utilisez pas Formio pour téléverser des contenus illégaux, ni pour traiter des renseignements sans rapport avec une demande d'immigration.
• Vous ne tentez pas d'accéder aux données d'un autre cabinet, de contourner les limites du service, ni d'en extraire le contenu par des moyens automatisés.

À qui appartiennent les données ?

Les dossiers, les réponses de vos clients et les documents téléversés vous appartiennent. Formio n'en revendique aucune propriété.

Vous nous accordez le droit de les héberger, de les traiter et de les transmettre à nos fournisseurs uniquement dans la mesure nécessaire pour faire fonctionner le service pour vous. Ce droit prend fin avec le contrat, sous réserve des délais techniques décrits plus bas.

Formio ne vend, ne loue et n'échange aucune donnée de dossier, et ne s'en sert pas pour entraîner ses propres modèles. La liste complète des fournisseurs qui reçoivent quelque chose figure dans la politique de confidentialité.

Les statistiques d'usage agrégées et anonymes, qui ne permettent d'identifier ni un cabinet ni une personne, peuvent être utilisées pour améliorer le service.

Le service est-il garanti disponible ?

Non. Formio ne s'engage aujourd'hui sur aucun taux de disponibilité, et n'offre aucun crédit en cas d'interruption.

Nous préférons l'écrire plutôt que d'annoncer un chiffre que l'infrastructure actuelle ne permet pas de tenir. Le service peut être interrompu par une maintenance, une panne, une défaillance d'un fournisseur, ou une cause hors de notre contrôle. Nous rétablissons dans les meilleurs délais et prévenons quand une interruption est prévue.

Conséquence pratique : ne planifiez pas une soumission dont l'échéance dépend de la disponibilité de Formio à une heure précise. Téléchargez à l'avance les formulaires dont vous avez besoin pour un dépôt à date fixe.

Les fonctions du service évoluent. Nous pouvons en ajouter, en modifier ou en retirer. Le retrait d'une fonction dont vous dépendez vous est annoncé par courriel avant qu'il ne prenne effet.

Prix, facturation et essai

Formio se facture par un abonnement mensuel, jamais à l'acte : ni au dossier, ni au formulaire rempli. Préparer une demande de plus dans le mois ne change pas votre facture. Le montant dépend de votre cabinet et se fixe pendant l'appel de mise en place. Le détail du modèle est sur la page Tarifs.

L'essai de 30 jours est accompagné : votre premier type de demande est monté avec vous, et vous l'utilisez sur de vrais dossiers avant de décider.

La durée de l'abonnement, son renouvellement, le préavis de résiliation, les modalités et le délai de paiement, les taxes applicables, le préavis avant une hausse de prix et les conséquences d'un défaut de paiement sont convenus par écrit avec chaque cabinet dans son entente d'abonnement, au moment de la mise en place.

Ces conditions d'utilisation régissent l'usage du service. En cas de divergence sur un point commercial, c'est votre entente d'abonnement qui prévaut.

Que se passe-t-il si vous arrêtez ?

Voici la situation réelle, sans embellissement, parce que c'est exactement le moment où une promesse creuse se paie.

Récupérer vos données

• Ce que vous pouvez faire seul, aujourd'hui : télécharger les documents d'un dossier dans une archive, et télécharger les formulaires produits, un par un.
• Ce que vous ne pouvez pas faire seul : exporter les réponses au questionnaire. Il n'existe pas de fonction d'export dans le logiciel, et nous n'en annonçons pas.
• Ce que nous nous engageons à faire : sur demande écrite à parsa@formio.ca, préparer manuellement une copie complète de vos dossiers, réponses comprises, dans un format lisible sans Formio.

Cet export est remis dans un délai maximal de 30 jours à compter de la demande écrite. La demande reste recevable pendant les 90 jours qui suivent la fin de votre abonnement, soit tant que vos données sont encore conservées.

La suppression de vos données

Le bouton de suppression d'un client, dans la console, retire le dossier de votre liste, mais les réponses, les documents et les fichiers restent enregistrés. Ce n'est pas une suppression complète, et nous le considérons comme un défaut à corriger.

Pour une suppression réelle, écrivez-nous. L'opération est faite manuellement, puis les sauvegardes de production se purgent au plus tard sept jours plus tard.

En l'absence d'instruction de votre part, vos données sont supprimées d'office 90 jours après la fin du contrat. Le même délai figure dans la politique de confidentialité, et les deux documents le tirent de la même source.

Ce que Formio ne garantit pas

Le service est fourni tel quel. Dans les limites permises par la loi, Formio ne garantit pas :

• que le service sera disponible sans interruption ni sans erreur ;
• que les renseignements extraits d'un document ou proposés pour un champ seront exacts ou complets ;
• qu'un formulaire produit sera accepté par IRCC, par le ministère de l'Immigration du Québec ou par tout autre organisme ;
• qu'une demande préparée avec Formio obtiendra un résultat favorable ;
• que le service répond aux exigences particulières de votre ordre professionnel. En particulier, Formio ne tient aucun journal des accès aux dossiers et ne peut donc pas servir de preuve de traçabilité.

Formio ne détient aucune certification de sécurité, ni SOC 2, ni ISO 27001, ni aucune autre. Les mesures réellement en place sont décrites dans la politique de confidentialité et sur la page Sécurité.

Limitation de responsabilité

Dans les limites permises par le droit applicable, Formio n'est pas responsable des dommages indirects, notamment la perte de clientèle, la perte de profits, l'atteinte à la réputation, ni des conséquences du rejet, du retard ou du traitement défavorable d'une demande d'immigration.

La responsabilité totale de Formio, toutes causes confondues, est limitée au montant que vous nous avez versé au cours des douze mois précédant l'événement en cause.

Ces limites ne s'appliquent pas à une faute lourde ou intentionnelle, ni à ce que la loi interdit de limiter.

Propriété intellectuelle et usage acceptable

Le logiciel Formio, son interface, ses questionnaires types et sa documentation restent la propriété de Formio. Votre abonnement vous donne un droit d'utilisation pendant sa durée, rien de plus. Vous ne pouvez ni le revendre, ni le sous-licencier, ni le copier, ni en tirer un produit concurrent.

Les formulaires officiels appartiennent aux organismes qui les publient. Formio les télécharge depuis leurs sites officiels et les remplit ; il n'en revendique aucun droit.

Les questions, listes de documents et textes que vous ajoutez pour votre cabinet restent les vôtres.

Quel droit s'applique ?

Ces conditions sont régies par les lois applicables dans la province de Québec et par les lois du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève des tribunaux du Québec, à l'exclusion de toute autre juridiction.

Les parties conviennent que ces conditions, comme tous les échanges liés au service, sont rédigées en français.

Tout différend relatif à ces conditions relève des tribunaux du Québec, selon les règles ordinaires de compétence.

Comment ces conditions peuvent-elles changer ?

Ces conditions seront modifiées quand le produit changera, et il changera sur plusieurs des points signalés ici. La date de dernière mise à jour, en haut de la page, fait foi.

Un changement important vous est annoncé par courriel avant son entrée en vigueur. Si vous n'acceptez pas la nouvelle version, vous pouvez résilier avant qu'elle ne prenne effet.

Ce préavis est de 30 jours.

Nous joindre

Une question sur ces conditions : écrivez à parsa@formio.ca. La page Nous joindre détaille les différentes voies selon votre question.